¿Conoces esta técnica? No te preocupes, aquí estoy yo para contártelo
El time blocking es un sistema de productividad que consiste en ordenar tus tareas por bloques a lo largo del día, normalmente en espacios de unos 30 minutos cada uno. Cada bloque esta destinado a una tarea en concreto: por ejemplo, llamadas a clientes de 11 a 11:30, o revisar los correos de 8:00 a 8:30, redactar informes de 12 a 12:30, o incluso, el espacio reservado para la comida; pero cada bloque debe tener bien marcada la actividad a la que está asociado y solo se debe hacer eso.
Puede parecer un sistema muy estricto, pero lo cierto es que esta comprobado que nos ayuda a focalizarnos en una única cosa, nuestro cerebro agradece no estar saltando de una cosa a otra y evitando las distracciones ahorra energía, y por tanto se mantiene más centrado, y en consecuencia somos más productivos.
Robin Sharma dice en su libro de el Club de las 5 de la mañana que “Nuestra atracción hacia las interrupciones digitales nos cuesta una fortuna en todos los aspectos: financiero, cognitivo, energético y espiritual” y así es, debemos cultivar la concentración, que él nos propone hacerlo a través del método BCT (Burbuja de concentración total), porque según el autor: “La clave real en este caso es la soledad durante un periodo programado cada día, en un entorno positivo que te inunde de creatividad, energía, felicidad y la sensación de que el trabajo que haces será bueno para la humanidad”.
Ahora bien, antes de continuar quiero hacer hincapié en el hecho de que no tenemos porqué ser productivos las 24 horas del día. Este método puede ayudarte a optimizar tu tiempo y usarlo de manera eficaz, pero no a multiplicar tus horas del día. Se realista con tu horario y flexible con los bloques (siempre va a haber urgencias o imprevistos), y delimita también tu espacio personal dentro de tu horario, eso también es planificación, y por supuesto tus descansos. Recuerda que no solo tu los necesitas, tu cerebro también, si quieres que siga funcionando correctamente.
“Llenar la agenda de tareas, solo te convierte en una persona ocupada. Trata de llenar tu agenda también con cosas que te aportan”
Existen multitud de programas y aplicaciones que pueden ayudarte a planificarlo, como Asana, Google Calendar (mi favorito) o Rescue Time entre otros. Aunque también puedes utilizar tu cuaderno o agenda habitual, y esto tiene ciertas ventajas ya que, escribirlo hará que lo interiorices mejor y, además, te permite hacer cambios y anotaciones muy fácilmente. Elige tu método y ¡a por ello!
Como dice Robin Sharma: “Las cosas que programas son las que se cumplen. Porque los planes vagos llevan a un resultado difuso. Y porque el infierno está empedrado de buenas intenciones”. Como habrás podido comprobar me flipa este autor, y es que todo lo que dice es oro puro, si no has leído nada suyo, te animo a que lo hagas cuanto antes.
En mi caso, dentro de los bloques de mi horario utilizo también un código de colores para que de un vistazo pueda ver que es lo urgente (en rojo) o qué tipo de actividad es la que sigue, por ejemplo, en azul, marco mis tiempos de descanso, en amarillo las cosas que quiero acabar ese día. Si esto te puede ayudar, también es una opción para tener en cuenta cuando planifiques.
Controlar este sistema no es sencillo, date tiempo y no te agobies, esto es como todo, será difícil las primeras mil veces, después saldrá sólo. Impleméntalo poco a poco, siendo flexible, y siempre contando con que es un sistema que te va a ayudar a organizar mejor tu tiempo, y a ser más productivo. Y por supuesto, hazle seguimiento, revisa las siguientes semanas si hay cosas que puedes cambiar, o que funcionarían mejor de otra manera, solo prueba y descubre que es lo que mejor funciona para ti. Debemos establecer nuestro hábito diario de aprovechar nuestras mejores horas, para producir mejor.
“El compromiso es uno de los pilares básicos para ser más constante con tus metas y proyectos”. Comprométete contigo mismo, eres la persona más importante de tu vida.
A la hora de planificar tu horario y tus bloques, no debes olvidarte de ciertas cosas, que suelen ocurrir al principio y que son considerados como los errores del principiante:
- Conoce tu ritmo circadiano. Si estás más fresco por las mañanas, deja para esa hora las tareas más creativas o las que te requieran de mucha concentración, y para la tarde las tareas rutinarias, por ejemplo. Recuerda que no hay fórmula mágica, debes adaptarlo a tus necesidades y peculiaridades. Por ejemplo, yo a primera hora prefiero revisar mi correo, aunque solo sea para tener una idea general del día.
- Marca espacio para tus descansos. A veces los obviamos, porque no se considera un tiempo productivo, pero ya sabéis que soy una firme defensora del “descanso del guerrero” así que, si entre un bloque y otro que tienen actividades muy diferentes, dejas espacios para un café o un té, o para un paseo, haz un pequeño descanso, será más fácil afrontar el cambio.
- Se flexible. Sé que el método pretende organizar tu agenda diaria, pero no debes guiarte al milímetro, pueden surgir imprevistos o emergencias, o puede simplemente que estés en racha en una de tus tareas y te esté cundiendo mucho, si es así no te frenes para pasar al siguiente bloque, simplemente retrásalo un poco y aprovecha tu concentración en ese momento.
- Tu vida personal es tan importante o más que tu vida laboral, y tu tiempo de inactividad es muy valioso, como hemos visto antes, así que hazle tiempo, esto es igual que tus descansos. Si para rendir bien, necesitamos estar bien, márcate tu bloque de deporte o de meditación o lo que sea que quieras y necesites. Es lo que yo llamo productividad pasiva, porque puede que mientras te ejercitas, no estés trabajando, pero te ayuda a llegar con la mente despejada y con más foco a afrontar tus labores, por lo que al final merece la pena hacerlo desde un punto de vista de productividad y eficacia, por tanto, incorpóralo a tu horario.
¿Qué es lo que podemos conseguir con esta técnica?
- Ser más productivo
- Mantener el foco en lo importante
- Trabajar más concentrado
- Darles valor a nuestros descansos, y a nuestra vida personal
- Tener control de nuestro tiempo
- Darle a nuestro cerebro algo de paz mental, porqué todo está organizado.
Pruébalo y me cuentas 😉
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