¿Te vuelves loco para gestionar tu correo electrónico? Este post te interesa.

¿A ti también te estresa la organización de tu correo electrónico? Las notificaciones, los correos sin leer, los no deseados, los recordatorios… sí, lo sé, puede atacar a cualquiera, por eso debes tener un plan.

Mi táctica es la llamada “Inbox Zero” o bandeja de entrada vacía, no dejes engañar por su nombre, no vas a tener una bandeja de entrada más vacía y fría que el corazón de tu ex, pero si aprenderás a clasificar, ordenar, y a ser consciente de tu relación con los emails y como organizarlos en tu correo electrónico.

Si te centras en mantener la bandeja de entrada sin ningún email dedicarás tanto tiempo a que se mantenga vacía, que solo podrías dedicarte a eso. Y la idea es liberar presión mental y ser más productivos, por eso lo importante es clasificar y catalogar cada uno de los correos y empezar a hacerte consciente de que las carpetas son tus amigas, así que aprende a crearlas y a familiarizarte con ellas, puedes hacerlo por temáticas, por clientes, por acciones, todo depende de a que este destinado tu correo electrónico, adapta la bandeja de entrada a tus necesidades.

Lo básico sería dividir en cuatro grandes grupos:

  1. Hacer – Si es algo que puedes hacer en el momento, no lo pienses, hazlo.
  2. Aplazar – Puede que necesites contrastar información, o verificar datos y te lleve más tiempo. Agéndalo para cuando estés listo y dedícale el tiempo necesario.
  3. Delegar – Si no está en tu mano hacerlo, o bien hay alguien que puede ayudarte a hacerlo, no lo dudes delégalo. Pero por favor, no confundas esto con encasquetar tareas a otros. Delegar es también un ejercicio de responsabilidad, lo traspasas a alguien por x motivos, pero eso no signifique que no sean cosas que a veces estén también bajo tu responsabilidad.
  4. Eliminar – Si no lo necesitas, ya está hecho o simplemente no te interesa o no es para ti, elimínalo.

Personalmente no hago carpetas con estos grupos, y no clasifico así los emails, es más el realizar un flujo de trabajo con esta idea. Lo que suelo hacer es carpetas por clientes y temática, y voy ordenando los correos según llegan en ellas, a menos que sea algo urgente o que necesite de una especial atención. Si es así, los dejo en la bandeja de entrada y aplico un código de colores basado en los grupos que hemos visto anteriormente. En mi caso:

  • Amarillo: para lo que tengo pendiente de hacer.
  • Rojo: para la urgente, aunque no esté en mi mano, pero me sirve para hacerle seguimiento, tenerlo a la vista y controlado.
  • Azul: para emails que quiero guardar, pero que necesito localizar rápido. Estará dentro de su carpeta correspondiente, pero con este color.

Por último, para cosas muy puntuales, que necesiten especial cuidado uso las banderitas de Outlook (llamadas seguimiento), que te permiten agregar un aviso de recordatorio, y te lo asigna es una lista propia de tareas.

De esta manera, de un solo vistazo puedo saber que tengo pendiente, o que cosas urgentes hay en ese momento.

Es cierto que en ciertos proyectos/trabajos el volumen de correo puede ser muy grande (aún recuerdo que, tras unas vacaciones de cuatro días, dos de ellos eran fin de semana, me encontré con 975 correos sin leer) y necesitarás ayuda extra. Para esos momentos, te recomiendo utilizar algún gestor tipo Trello o Asana, sobre todo si compartes tareas o trabajo con más miembros de tu equipo y/o compañeros, ya que todos podéis compartirlo en línea, y organizaros las tareas de forma eficiente e intuitiva.

Una vez que hayas clasificado la bandeja de entrada, no solo notarás que está más limpia, y más cuidad, sino que, además, habrás fijado las tareas más importantes y de este modo, usas el tiempo de una forma más efectiva trabajando productivamente, y te ayuda a proteger tu concentración, porque revisar notificaciones cada vez que salta una alerta te impide mantener tu atención. Tu energía es limitada y debes emplearla bien, por lo que te aconsejo silencies las notificaciones y marques tiempo especifico a revisar tu correo y las novedades a lo largo del día, así u trabajo fluirá y no dependerá de las interrupciones constantes. Ya halamos del time blocking en una entrada anterior.

Espero que esto te ayude, y empieces a mantener una mejor relación con tu correo electrónico. Recuerda que puede ser algo que quite la energía y te haga perder la concentración; debes empezar a verlo como un lugar donde almacenas información y te ayuda a comunicarte, solo eso.

Buen día,

 

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